پلمپ دفاتر چیست؟
پلمپ دفاتر یا پلمپ دفاتر قانونی، موضوع حقوقی بسیار مهمی است که در این مطلب از رویال ثبت، درباره‌ی آن صحبت کردیم. آیا می‌دانید پلمپ دفاتر چیست و چه زمانی باید برای آن اقدام کرد؟ برخی به اشتباه تصور می‌کنند که پلمپ دفاتر یعنی ممنوع‌الکاری دفاتر قانونی؛ اما در حقیقت، تمامی دفاتر تجاری و قانونی باید دفتر پلمپ داشته باشند. طبق قوانین تصویب شده برای دفاتر تجاری، هر شرکتی که به ثبت می‌رسد، باید دارای دفاتر پلمپ باشد. دفاتر پلمپ از طریق همان دفاتری که شرکت‌ها را به ثبت می‌رسانند، تنظیم خواهد شد. با این حساب، یکی از اقدامات ضروری بعد از ثبت شرکت، پلمپ دفاتر قانونی است.
پلمپ دفاتر قانونی به منظور جمع‌آوری اظهارات هزینه‌ها و درآمدهای یک شرکت تنظیم می‌شود. این اقدام، یکی از مهم‌ترین اقداماتی مالیاتی برای هر شرکت به حساب می‌آید. چنانچه در قالب شرکت، موسسه و هر دفتر تجاری دیگری فعالیت می‌کنید، باید در جهت تنظیم این دفاتر نیز اقدام کنید. شرکت‌های بسیاری هستند که می‌توانند این کار را برای شما انجام دهند. مدت زمان پلمپ دفاتر و هزینه آن، به تعداد برگ‌های مورد نظر شما بستگی دارد.
به دفاتر پلمپ، دفاتر تجاری یا دفاتر مالیاتی نیز گفته می‌شود. تاجران، شرکت‌ها، موسسات و کلیه دفاتر تجاری، هرساله باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایند. درخواست پلمپ دفاتر قانونی، می‌تواند به صورت اینترنتی نیز به ثبت برسد. تمامی مراحل درخواست به صورت آنلاین ثبت شده و بعد از تکمیل به آدرس مورد نظر شما ارسال خواهد شد. لازم به ذکر است برای تنظیم این دفاتر، مهلت قانونی خاصی تعیین می‌شود. این یعنی متقاضیان حتما باید در مدت زمان معین، درخواست خود را ثبت کنند. در غیر این صورت، برای متاخرین، جریمه‌های سنگین مالیاتی بریده می‌شود. پلمپ دفاتر طبق دستورالعمل‌های خاصی که از سوی مراجع قانونی به ثبت رسیده‌اند، تنظیم می‌شوند. با رویال ثبت همراه باشید.
پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر قانونی به معنای مهر و شماره‌گذاری دفاتر است. پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر، تمامی صفحاتی که اظهارات هزینه‌ها و درآمدها در آن به ثبت رسیده است، شماره‌گذاری و مهر می‌شود. مهر مذکور همان مهر اداره ثبت شرکت‌هاست که برای اشخاص حقوقی، شماره ثبت شرکت یا موسسه مورد نظر در آن درج خواهد شد. خوب است بدانید اگر شرکتی در طول سال هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشد، باز هم ملزم به پلمپ دفاتر قانونی است. در این شرایط، دفاتر آن‌ها به صورت سفید باقی می‌ماند اما تنظیم آن ضروری است، چرا که عملکرد مالی شما را مشخص می‌کند.
پلمپ دفاتر قانونی به صورت سالانه و پیش از پایان سال باید تنظیم شود. در صورتی که این اقدام انجام نشود، نمی‌توان دفاتر سال‌های گذشته را پلمپ کرد. در صورتی که درخواست شما به صورت آنلاین به ثبت رسیده باشد، پس از تنظیم و بررسی کارشناس، برای شما ارسال خواهند شد. پلمپ دفاتر قانونی، در ماده 6 قانون تجارت برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی به تصویب رسیده است.
به جز کسبه، هر فردی که در زمینه تجارت فعالیت می‌کند، باید 4 نوع دفتر قانونی رسمی داشته باشد. از جمله این دفاتر می‌توان به دفتر روزنامه، کل، دارائی و دفتر کپیه اشاره کرد. از میان این دفاتر، تنها دفاتر روزنامه و کل باید پلمپ شوند. در صورت کوتاهی برای تنظیم دفاتر پلمپ، شرکت علی الرأس می‌شود. این یعنی، خود اداره دارائی برای تعیین عملکرد مالی آن شرکت اقدام خواهد کرد و جریمه‌های سنگین در پی دارد. در این شرایط، موسس شرکت نمی‌تواند علیه شرایب مالیاتی تعیین شده، هیچ‌گونه شکایتی داشته باشد. در تنظیم دفاتر پلمپ، باید کلیه اموال و دارایی‌ها از جمله منقول و غیرمنقول و دیون مطالبات سال گذشته، با جزئیات ثبت شوند. در ادامه با رویال ثبت همراه باشید تا تنظیم دفاتر پلمپ را به صورت دقیق شرح دهیم.
مراحل پلمپ دفاتر
در این قسمت از رویال ثبت، قصد داریم تا مراحل پلمپ دفاتر را به صورت دقیق معرفی کنیم. به ادامه توجه کنید و تمامی مراحل را به همان صورتی که توضیح داده شده است، انجام دهید. مراحل توضیح داده شده، برای پلمپ دفاتر در سال 1402 به تایید رسیده است.
- مرحله اول
در مرحله اول باید به سایت اداره ثبت به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و وارد قسمت پلمپ دفاتر تجاری شوید. سپس تمامی اطلاعات خواسته شده را در فیلدهای تعیین شده وارد نمایید. این اطلاعات، مربوط به متقاضی ثبت پلمپ دفاتر است. در قسمت ثبت دفاتر برای اشخاص حقوقی، باید نوع شخصیت را حقوقی انتخاب کنید. همچنین دقت کنید که اطلاعات مربوط به خودتان را به صورت دقیق وارد کنید. این اطلاعات شامل شناسه ملی، تابعیت، کد پستی و شماره تلفن ثابت و همراه هستند.
- مرحله دوم
اگر اطلاعات خود را به صورت صحیح وارد کرده باشید، پیامکی مبنی بر انجام مراحل ثبتی برای شما ارسال می‌شود. در این هنگام، باید اطلاعاتی که مربوط به شروع و تکمیل سال‌های مالی شرکت شماست، در سایت بارگذاری شوند. اطلاعات خواسته شده باید دقیق و بر اساس روز و ماه و سال مالی وارد شوند. البته باید توجه کنید که زمان پایان سال مالی، طبق اطلاعات ثبت شده برای شخص حقوقی و در خواست زمان پلمپ تعیین می‌شود.
- مرحله سوم
در مرحله سوم از ثبت درخواست پلمپ دفاتر، در فیلد معین شده، آدرس موردنظر خود را برای ارسال دفاتر ثبت می‌کنید. این آدرس باید به صورت صحیح و نشانی دقیق پستی به ثبت برسد. دفاتر پلمپ به آدرسی که معین کرده‌اید ارسال می‌شوند بنابراین باید آن را به صورت دقیق و بدون اشتباه درج کنید. برخی از شهرها توسط سامانه پوشش داده نمی‌شوند؛ از همین رو، نام آن‌ها در میان گزینه‌های پیشنهادی نیست.
- مرحله چهارم
پس از ثبت تمامی اطلاعات، باید اطلاعات شخص حقوقی را مورد بررسی قرار داده و در صورت صحت تایید کنید. اگر اطلاعات وارد شده صحت نداشت، برای اصلاح باید به واحد ثبتی مراجعه کنید.
- مرحله پنجم
پس از تایید صحت اطلاعات، به متقاضی یک شماره پیگیری ارائه می‌شود.
- مرحله ششم
پس از آن باید اطلاعات اعضای هیئت مدیره را در سایت ثبت کنید. شما باید سمت هر فرد را از فهرست ارائه شده مشخص کنید. در این مرحله، نام و نام خانوادگی و تمامی مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره باید ثبت شود. همچنین باید مشخص شود که مسئولیت محدود یا نامحدود آن‌ها چیست؟ آیا این عضو حق امضا دارد یا خیر؟
- مرحله هفتم
در مرحله هفتم، باید نوع دفاتر پلمپ که روزنامه است یا کل، تعداد برگ‌های آن‌ها و جلد آن دفتر مشخص و ثبت شود.
- مرحله هشتم
این مرحله مربوط به مشخص کردن مدارک و اظهارنامه‌های پلمپ دفاتر مورد تایید در سایت است. برای ثبت باید دکمه تایید را بزنید. پس از این مرحله، باید اصل مدارک و اظهارنامه را به اداره ثبت ارسال کنید. پس از دریافت شماره پیگیری، باید دکمه پذیرش نهایی را زده و به مرحله بعد بروید.
- مرحله آخر
در مرحله آخر، مدارک و اطلاعات شما توسط بازرسان مورد بررسی قرار می‌گیرد. در صورتی که این مدارک و اطلاعات از سوی آن‌ها تایید شد، گزارش تایید پرداخت وجه پلمپ دفاتر صادر می‌شود. این وجه به صورت اینترنتی در سایت اداره ثبت پرداخت می‌شود.
اظهارنامه پلمپ دفاتر
وقتی که شما وارد سایت اداره ثبت شده و درخواست خود را ثبت می‌کنید، اظهارنامه پلمپ دفاتر را پر کرده‌اید. مدارکی که اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت مشترک برای ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر نیاز دارند، به شرح زیر است:
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر که از سایت مربوطه دانلود شده و مهر و امضاء شده است.
- باید از کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر قانونی، کپی تهیه شود.
- به کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت کسبی نیاز است.
مدارک لازم برای افراد حقیقی
در صورتی که شما یک فرد حقیقی هستید و نیاز به پر کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر دارید، باید مدارک زیر را تهیه کنید:
- کپی کارت ملی و شناسنامه
- اصل اظهارنامه دریافت شده از سایت
- فرم تکمیل شده اظهارنامه
مدارک لازم برای افراد حقوقی
در صورتی که شما یک فرد حقوقی هستید و نیاز به پر کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر دارید، باید مدارک زیر را تهیه کنید:
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی دریافت شده از سایت
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت
- اصل یا تصویر مصدق وکالت نامه یا معرفی نامه در صورتی که برای پلمپ دفاتر وکیل یا نماینده تعیین شده باشد
ارسال به پست
با توجه به قسمت قبلی، حتما باید در سایت اداره ثبت، اظهارنامه پلمپ دفاتر را به صورت مرحله به مرحله ثبت کنید. باید مدارک لازم را تهیه کرده و از طریق اداره پست، به اداره ثبت ارسال نمایید. پس از تایید کارشناسان اداره ثبت، دفاتر برای شما ارسال می‌شوند. توجه کنید در صورتی که مراحل ثبت اظهارنامه شما طی سه روز تکمیل نشود، درخواست منقضی شده و باید از ابتدا اقدام کنید.
پس از تکمیل اظهارنامه در سایت، باید آن را دانلود کرده و امضا کنید. رسید پذیرش درخواست را نیز باید از سایت گرفته و امضای خود را پای آن ثبت کنید. سپس باید مدارک شناسایی که در این بخش گفتیم را همراه با رسید و اظهارنامه به اداره ثبت شرکت‌ها پست کنید. بعد از ارسال، به سایت اداره ثبت مراجعه کرده و بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک را تکمیل کنید. پس از دریافت پیامک تایید، برای پرداخت هزینه در سایت اقدام کنید.
در صورتی که برای انجام امور اظهارنامه پلمپ دفاتر نیاز به مشاوره دارید، می‌توانید با کارشناسان رویال ثبت تماس حاصل نمایید.
پیگیری دفاتر قانونی از اداره پست
از پست مدارک، باید بارکد پستی تهیه کنید. یکی از راه‌های پیگیری اظهارنامه پلمپ دفاتر، دریافت بارکد پستی است. از طریق این بارکد می‌توانید با مراجعه به سایت اداره ثبت، مراحل تایید اظهارنامه خود را پیگیری کنید. برای این منظور، وارد سایت اداره ثبت شوید. سپس قسمت پیگیری پلمپ دفاتر با بارکد پستی را انتخاب کنید. از قسمت سمت راست بالای صفحه، قسمت پیگیری درخواست را انتخاب کنید. نوع درخواست خود را «پلمپ دفاتر تجاری» انتخاب کنید. در کادر مربوطه بارکد پستی دریافت شده از اداره پست را وارد کنید. روی بازیابی درخواست کلیک کرده و وضعیت درخواستتان را استعلام بگیرید.
لطفا توجه کنید اگر بعد از پست مدارک، بارکد پستی را در سایت اداره ثبت درج نکنید، امکان پیگیری درخواست خود را ندارید. پس حتما توجه کنید که هم از اداره پست بارکد پستی دریافت کنید و هم سایت به شما کد رهگیری ارائه دهد. کد رهگیری از طریق سایت، بعد از درج اطلاعات ارائه می‌شود. در غیر این صورت با پشتیبانی سایت تماس بگیرید.
بارکد پستی مرسوله شما با درج در سایت اداره پست، به شما اطلاع می‌دهد که مرسوله در چه مرحله‌ای قرار دارد. در صورتی که دفاتر پلمپ پس از پر کردن اظهارنامه به دست شما نرسیده باشد، دو حالت دارد. حالت اول این که ممکن است هنوز تایید نشده باشد. حالت دوم این که ممکن است به باجه معطله اداره پست محل شرکت عودت شده باشد. در این شرایط، با در دست داشتن بارکد پستی و مهر شرکت یا موسسه خود، به اداره پست منطقه مراجعه نمایید. با تطبیق اطلاعات، دفاتر به شما تحویل داده می‌شوند. بارکد پستی، برای پیگیری مرحله به مرحله ارسال دفاتر به شما داده می‌شود. در حفظ و نگهداری آن کوشا باشید. در صورتی که برای نحوه پیگیری درخواست خود نیاز به مشاوره دارید، با کارشناسان رویال ثبت تماس حاصل نمایید.
کد رهگیری پلمپ دفاتر
برای این که بتوانید اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی را پیگیری کنید، به کد رهگیری زمان ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی نیاز دارید. همچنین با شماره بارکد پستی می‌توانید مراحل کار دفاتر خود را استعلام بگیرید. سایت اداره ثبت شرکت‌ها زیر نظر قوه قضاییه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت می‌کند. از همین رو، استعلام‌هایی از این سایت گرفته می‌شود، معتبر و به‌روز است.
لازم به ذکر است که شما کد رهگیری اظهارنامه را تنها برای سال جاری و سال بعد می‌توانید دریافت کنید. پیگیری پلمپ دفاتر با کد رهگیری 3 کاربرد دارد که به شرح زیر است:
- زمانی که مدارک را از طریق پست ارسال کردید، باید کد مرسوله پستی را در سامانه اداره ثبت درج کنید. در غیر این صورت امکان تغییر وضعیت به «ارسال مدرک شده» برای شما فراهم نمی‌شود و اظهارنامه بعد از سه روز منقضی می‌شود. این وضعیت حتی اگر مدارک را ارسال کرده باشید رخ می‌دهد. پس حتما کد پیگیری را در سایت ثبت کنید تا زحمات شما هدر نرود.
- برای پرداخت هزینه پلمپ دفاتر نیز به کد رهگیری دارید. شما تنها ۳۰ روز مهلت دارید تا هزینه پلمپ دفاتر قانونی خود را پرداخت نمایید. در غیر این صورت درخواست شما به صورت خودکار رد خواهد شد.
- برای پیگیری وضعیت پلمپ دفاتر خود، نیاز به کد رهگیری و بارکد پستی دارید.
با توجه به توضیحات بالا، کد رهگیری که سایت به شما ارائه می‌دهد بسیار مهم است. در حفظ و نگهداری آن کوشا باشید. البته گاهی ممکن است به دلیل مشغله‌های ذهنی، از یادداشت کردن کد غافل شوید. در صورتی که کد رهگیری را فراموش کرده‌اید، به سایت اداره ثبت مراجعه کنید. گزینه «شماره رهگیری خود را فراموش کرده‌ام» را انتخاب کنید. طی مراحلی، سایت از شما درخواست اطلاعات می‌کند. با ورود اطلاعات، می‌توانید کد رهگیری خود را بازیابی کنید.
پیگیری دفاتر قانونی از اداره پست
از پست مدارک، باید بارکد پستی تهیه کنید. یکی از راه‌های پیگیری اظهارنامه پلمپ دفاتر، دریافت بارکد پستی است. از طریق این بارکد می‌توانید با مراجعه به سایت اداره ثبت، مراحل تایید اظهارنامه خود را پیگیری کنید. برای این منظور، وارد سایت اداره ثبت شوید. سپس قسمت پیگیری پلمپ دفاتر با بارکد پستی را انتخاب کنید. از قسمت سمت راست بالای صفحه، قسمت پیگیری درخواست را انتخاب کنید. نوع درخواست خود را «پلمپ دفاتر تجاری» انتخاب کنید. در کادر مربوطه بارکد پستی دریافت شده از اداره پست را وارد کنید. روی بازیابی درخواست کلیک کرده و وضعیت درخواستتان را استعلام بگیرید.
لطفا توجه کنید اگر بعد از پست مدارک، بارکد پستی را در سایت اداره ثبت درج نکنید، امکان پیگیری درخواست خود را ندارید. پس حتما توجه کنید که هم از اداره پست بارکد پستی دریافت کنید و هم سایت به شما کد رهگیری ارائه دهد. کد رهگیری از طریق سایت، بعد از درج اطلاعات ارائه می‌شود. در غیر این صورت با پشتیبانی سایت تماس بگیرید.
بارکد پستی مرسوله شما با درج در سایت اداره پست، به شما اطلاع می‌دهد که مرسوله در چه مرحله‌ای قرار دارد. در صورتی که دفاتر پلمپ پس از پر کردن اظهارنامه به دست شما نرسیده باشد، دو حالت دارد. حالت اول این که ممکن است هنوز تایید نشده باشد. حالت دوم این که ممکن است به باجه معطله اداره پست محل شرکت عودت شده باشد. در این شرایط، با در دست داشتن بارکد پستی و مهر شرکت یا موسسه خود، به اداره پست منطقه مراجعه نمایید. با تطبیق اطلاعات، دفاتر به شما تحویل داده می‌شوند. بارکد پستی، برای پیگیری مرحله به مرحله ارسال دفاتر به شما داده می‌شود. در حفظ و نگهداری آن کوشا باشید. در صورتی که برای نحوه پیگیری درخواست خود نیاز به مشاوره دارید، با کارشناسان رویال ثبت تماس حاصل نمایید.
سوالات متداول پلمپ دفاتر
- کپی کارت ملی و شناسنامه
- اصل اظهارنامه دریافت شده از سایت
- فرم تکمیل شده اظهارنامه
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی دریافت شده از سایت
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت
- اصل یا تصویر مصدق وکالت نامه یا معرفی نامه در صورتی که برای پلمپ دفاتر وکیل یا نماینده تعیین شده باشد
