نحوه ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت مسئله ایست که برای تمامی شرکت های تجاری پیش آمده است. هر شرکت دارای فعالیت به انواع تغییرات رد بازه زمانی کار خود نیاز دارند و ناگزیر است که به موجب استفاده تغییر شرایط کاری، تغییر برخی مسائل شرکت را در نظر داشته باشد. به خاطر اهمیت این موضوع، در متن حاضر مراحل ثبت انواع تغییرات در شرکت ها را به همراه برخی دیگر از مسائل مهم این کار بررسی می کنیم.
مراحل ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت با در نظر گرفتن مراحل مهم و اصلی آن به راحتی ممکن خواهد شد. تنها شرط لازم این است که مراحل را به ترتیب پیش بروید. البته مهم است که در زمان طی این مسیر از تجربیات افرادی که سابقه کار مرتبط با این مسائل را دارند نیز استفاده کنید. مشاوره ثبت تغییرات شرکت می تواند شما را با تمامی جزئیات این کار (که شاید با آنها برخورد کنید) آشنا کند.
اما در نهایت امر، مراحل ثبت تغییرات شرکت به این شرح هستند:
- بررسی تغییرات و الزام اعمال آنها
- تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق العاده
- تشریح مسئله و کسب رضایت حاضرین جلسه
- تنظیم صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
- دریافت امضای تمامی اعضای حاضر در جلسه
- جمع آوری مدارک لازم
- ثبت و تحریر صورتجلسه در سایت اداره ثبت شرکت ها
- بررسی کارشناسان و رفع نواقص یا مغایرت ها (در صورت وجود)
- تحریر پیش نویس آگهی تغییرات
- تأیید پیش نویس از طرف متقاضی
- چاپ آگهی تغییرات در روزنامه های کثیرالانتشار
موقعیت مکانی شرکت رویال ثبت
مشاوره ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت نیازمند رعایت نکات مهمی است که در پرونده های مختلف، متنوع هستند. برای مثال زمانی که قصد ایجاد تغییرات در میزان سهام افراد را دارید باید مواردی را در نظر بگیرید که در زمان تغییر نام شرکت اهمیتی ندارند.
البته مسئله ثبت تغییرات به نوع فعالیت شرکت ما نیز وابسته است و توجه داشته باشید که تغییر در شرکت های سهامی و یا تضامنی با تغییر در شرکت های مسئولیت محدود بسیار متفاوت است. این تفاوت به دلیل تنوع فعالیت های هر شرکت است. این میان دلایل شما برای ثبت تغییرات شرکت نیز باید مورد بررسی قرار بگیرد. شما به عنوان یک عضو از یک گروه نمی توانید به تنهایی تصمیم گرفته و این مسیر را شروع کنید. رضایت تمامی اعضای هیئت مدیره و سهامداران برای ثبت تغییرات، شرط اصلی این کار است.
ثبت تغییرات شرکت ها، می تواند به صورت اختیاری و یا اجباری صورت پذیرد. تغییرات اختیاری مانند تغییر نام شرکت، تغییر آدرس شرکت، تغییر مدیر عامل شرکت و مواردی از این دست باشند. در طرف مقابل، تغییراتی مانند تغییر حق امضا، انتخاب تغییر بازرسین شرکت و دیگر موارد، از دسته تغییراتی هستند که هر شرکت موظف به رسیدگی به آنهاست.
ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود
ثبت تغییرات شرکت در شرکت های با مسئولیت محدود شرایط و روند خاص خود را دارد. هر شرکت با مسئولیت محدود، می تواند تنها با وجود 2 شریک تشکیل شود. در نتیجه ثبت تغییرات در آن نیازمند صرف مدت زمان زیادی نیست. دو یا چند نفر شریک در یک شرکت به راحتی می توانند در مورد دلایل تغییرات به همدیگر به توافق برسند.
ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود مستلزم تنظیم صورتجلسه مربوطه است. طبق آنچه ذکر آن رفت، رضایت تمامی اعضای هیئت مدیره و قید آن در این صورتجلسه الزامی است. پس از رسیدگی به این مسئله، باید مدارک لازم برای ثبت تغییرات را در دست داشته باشید. مهم ترین این مدارک اسناد هویتی اعضای هیئت مدیره، اسناد هویتی شرکت و کپی آخرین روزنامه تغییرات است.
پس از بررسی کارشناسان اداره ثبت شرکت ها، می توانید ثبت تغییرات مهم در شرکت خود را با تأیید پیش آگهی روزنامه تغییرات و چاپ آن در روزنامه های کثیرالانتشار به پایان برسانید.
پیگیری صورتجلسه تغییرات
ثبت تغییرات شرکت شامل تغییر نام، ساختار سهامی، هیئت مدیره و سرمایه است. برای ثبت تغییرات، مستندات مورد نیاز را تهیه کنید و به اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید. هزینه ثبت را پرداخت کنید و پس از بررسی مستندات، نتیجه ثبت را دریافت کنید. اگر قصد تغییر ساختار سهامی شرکت را دارید، باید مستندات مربوطه را تهیه کنید و به همراه درخواست تغییر ساختار سهامی به اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید. اگر تصمیم به تغییر در هیئت مدیره شرکت دارید، باید مستندات مربوطه را تهیه کنید و به همراه درخواست تغییر هیئت مدیره به اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید.
ثبت شرکت و صورت جلسه تغییرات به یک سند رسمی اطلاق می‌شود که تغییراتی که در ارکان یک شرکت صورت می‌گیرد را ثبت می‌کند. وقتی که یک شرکت تصمیم می‌گیرد اطلاعاتی مانند نام شرکت، نوع فعالیت، سرمایه اولیه، سهامداران و مدیران خود را تغییر دهد، این تغییرات در یک جلسه‌ی مجمع عمومی شرکت یا هیأت مدیره مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. سپس صورت جلسه تغییرات ثبت شرکت، که شامل تمامی تغییرات قانونی و اساسی است، تهیه و در سازمان‌های ثبتی مربوطه ثبت می‌شود. این صورت جلسه به عنوان یک سند رسمی استفاده می‌شود و نشان‌دهنده تغییرات حاصل در ارکان شرکت می‌باشد. در ثبت شرکت صورتجلسه تغییرات به عنوان یک سند رسمی استفاده می‌شود که جزئیات تغییراتی را که در شرکت ایجاد شده‌اند، شامل می‌شود. این سند معمولاً توسط هیئت مدیره یا سهامداران شرکت در جلسه‌ای که به منظور بحث و تصویب تغییرات مورد نظر برگزار می‌شود، تنظیم و امضا می‌شود.
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت شامل موارد زیر می‌باشد:
- عنوان و تاریخ: شروع صورتجلسه با ذکر عنوان کامل شرکت و تاریخ برگزاری جلسه.
- حضور و غیاب: اعضای حاضر در جلسه، شامل نام و سمت آنها.
- مصوبات قبلی: ارجاع به مصوبات قبلی جلسات قبلی و بررسی وضعیت اجرای آنها.
- تغییرات پیشنهادی: شرح دقیق تغییراتی که پیشنهاد شده و برای ثبت شرکت مورد بررسی قرار می‌گیرند. این تغییرات می‌تواند شامل تغییر در اعضای هیئت مدیره، سهامداران، آدرس شرکت، نام شرکت و سایر موارد مرتبط باشد.
- بحث و بررسی: بررسی جزئیات هر یک از تغییرات پیشنهادی و بحث درباره مزایا و معایب آنها.
- تصمیم‌گیری و تصویب: در این قسمت، تصمیم نهایی درباره تغییرات پیشنهادی گرفته می‌شود. اعضای حاضر در جلسه می‌توانند با تکمیل و امضای صورتجلسه، تغییرات را تصویب کنند.
- اجرا و پیگیری: این بخش شامل تعیین مسئولیت‌ها و مهلت‌های زمانی برای اجرای تغییرات مورد تصویب است. همچنین، تعیین نفراتی که مسئول پیگیری و ارسال مدارک به سازمان ثبت شرکت می‌باشند.
- امضا و تاریخ: صورتجلسه با امضای اعضای حاضر و تاریخ رسمی برگزاری جلسه خاتمه می‌یابد.
- صورتجلسه تغییرات در ثبت شرکت باید با دقت تهیه و نگهداری شود و به عنوان یک سند رسمی در اختیار سازمان ثبت شرکت و سایر مراجع ذینفع قرار گیرد.
استعلام تغییرات شرکت
ثبت شرکت، استعلام و پیگیری تغییرات، از طریق سامانه جامع ثبت شرکت ها و سایت روزنامه رسمی انجام می‌گیرد. استعلام و پیگیری تغییرات شرکت، به منظور دسترسی به اطلاعات مرتبط با ثبت نهایی صورتجلسه تغییرات، از شرایط لازم استفاده می‌کند. نحوه استعلام تغییرات شرکت این است که متقاضیان باید به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و با درج شماره پیگیری، صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت را دریافت کنند. شرکت‌های تجاری مطابق با قانون تجارت، مانند شرکت سهامی عام، به عنوان شخصیت حقوقی شناخته می‌شوند. این شرکت‌ها برای اداره و مدیریت خود نیاز به تشکیل جلسات دارند. در پایان جلسات، صورت جلسه تهیه می‌شود که شامل تغییرات شرکت و موضوعات مهم دیگر است.
برای پیگیری تغییرات ثبت شرکت و دریافت صورت جلسه، باید شرایط زیر را رعایت کنید:
- ثبت نهایی صورت جلسه تغییرات: نماینده قانونی شخصیت حقوقی باید صورت جلسه تغییرات را در سامانه ثبت شرکت ها ثبت کند و سپس ثبت نهایی را با دریافت کد رهگیری و ارائه مدارک لازم به اداره ثبت شرکت ها انجام دهد.
- ارائه شماره پیگیری ثبت شرکت: برای دریافت صورت جلسه تغییرات، باید شماره پیگیری شرکت را ارائه کنید. در صورت عدم دسترسی به شماره پیگیری، می‌توانید از قسمت فراموشی شماره پیگیری استفاده کنید.
استعلام ثبت تغییرات شرکت از طریق روزنامه رسمی نیازمند وارد کردن نام شرکت است و نیازی به دریافت کد پیگیری ندارد. همچنین، هر شخصی می‌تواند از طریق روزنامه رسمی تغییرات ثبت شرکت را استعلام کند و نیازی به نماینده شرکت ندارد.
برای پیگیری و استعلام تغییرات شرکت، شما می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:
گام اول: به سایت رسمی روزنامه قانونی به آدرس www.rrk.ir مراجعه کنید.
گام دوم: در صفحه اصلی سایت، گزینه “آگهی‌های قانونی” را انتخاب کنید.
گام سوم: در این صفحه، می‌توانید یکی از موارد زیر را جهت مشاهده آگهی‌های تغییرات شرکت وارد کنید.
در نهایت شما برای استعلام ثبت تغییرات شرکت، شما باید به دفتر ثبت شرکت مربوطه مراجعه کنید یا از طریق سامانه‌های ثبتی آنلاین اقدام کنید. شما باید فرم درخواست استعلام تغییرات را تکمیل کرده و به دفتر ثبت شرکت ارسال کنید. پس از ارسال، شما می‌توانید پیگیری کنید و منتظر نتایج باشید. در نهایت، دفتر ثبت شرکت به شما اطلاعات مورد نظر درباره تغییرات ثبت شده در شرکتتان را ارائه خواهد کرد.
صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت بدون تحریر صورتجلسه مذکور انجام نخواهد شد. این یک حکم قطعی است. شما نمی توانید این مسئله را به نفع خودتان تغییر دهید. پس مهم است که نوع تحریر آن را آموخته و یا از ابتدا کار خود را به افراد متبحر بسپارید.
توجه داشته باشید که در زمان تنظیم صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت باید ذکر شود که نوع تغییر صورت گرفته چیست و جایگزین آن چه خواهد بود. برای نمونه اگر قرار است کسی میزان سهام خود را تغییر دهد، باید مشخص کنید که قبل از این تصمیم چه میزان سرمایه داشته و بعد از آن چقدر سرمایه را از سهام خود کم یا زیاد می کند. همچنین لازم است که تمامی افراد حاضر در جلسه این سند را با ذکر نام و نام خانوادگی خود امضا کنند. در انتهای متن نیز فردی را به عنوان نماینده قانونی شرکت معرفی کنید تا بتواند مسائل مربوطه را در اداره ثبت شرکت ها پیگیری کند.
استعلام ثبت تغییرات شرکت
صورت جلسه تغییرات شرکت ها، به دلیل اهمیتی بالایی که دارد، به طور حتم بایستی در سامانه ثبت شرکت ها، ثبت شود و سامانه مربوطه، این امکان را برای افراد فراهم کرده است، که بدون مراجعه حضوری، بتوانند پیگیری و استعلام ثبت تغییرات شرکت را دریافت کنند؛ ولی دریافت صورت جلسه تغییرات، تحت شرایط خاصی امکان پذیر است، که افراد متقاضی، بایستی طبق این شرایط، پیگیری و استعلام تغییرات شرکت را دنبال کنند تا بتوانند، صورت جلسه تغییرات شرکت را از سامانه مربوط به ثبت شرکت ها دریافت نمایند.
* ثبت کردن تغییرات شرکت و صورتجلسه آن: اولین شرط از شرایط استعلام ثبت تغییرات شرکت، ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت است. نماینده شخصیت حقوقی (شرکت) که نامش در اطلاعات جلسه، ثبت شده، بایستی در ابتدا، صورتجلسه تغییرات شرکت را در سامانه جامع ثبت شرکت ها، به آدرس irsherkat.ssaa.ir به ثبت رسانده باشد. همچنین، بایستی ثبت نهایی صورتجلسه تغییرات شرکت را انجام داده باشد که این کار، از طریق ارائه مدارک لازم به اداره ثبت شرکت ها و دریافت کد رهگیری، انجام می گیرد.
* ارائه شماره پیگیری: شرط بعدی از شرایط پیگیری و ثبت کردن تغییرات شرکت و دریافت صورتجلسه تغییرات شرکت، داشتن شماره پیگیری است. سایت ثبت شرکت ها، دریافت صورتجلسه تغییرات شرکت را وابسته به ارائه شماره پیگیری شرکت می داند.
در صورت فراموشی و یا عدم دسترسی به شماره پیگیری، می توان از قسمت فراموشی شماره پیگیری شرکت، آن را دریافت کرد.
قابل توجه است که نحوه استعلام ثبت تغییرات شرکت، از طریق روزنامه رسمی کشور، بر خلاف سامانه ثبت شرکت ها، فقط نیازمند وارد نمودن نام شرکت است و دیگر نیاز به دریافت کد پیگیری شرکت نمی باشد. همچنین، پیگیری و استعلام تغییرات شرکت، از طریق روزنامه رسمی، برای همگی اشخاص، امکان پذیر است و الزاما توسط نماینده شرکت انجام نمی پذیرد.
راهنمای ثبت تغییرات شرکت
برای ثبت کردن تغییرات شرکت نخست باید همگی اعضا شرکت با تغییرات لازم موافقت داشته باشند تا بتوان برای ثبت نمودن تغییرات شرکت اقدام کرد. برای ثبت کردن تغییرت شرکت مدارک و مراحلی مورد نیاز است که این مدارک عبارتند از:
* تشکیل جلسه و تنظیم و تدوین صورتجلسه تغییرات شرکت با توجه به نوع تغییرات (هیئت مدیره، مجمع عمومی عادی و یا عادی به طور فوق العاده)
* مدارک شناسایی سهامداران و اعضا شرکت (کپی کفایت می کند و نیازی به برابر اصل نمودن مدارک و یا گواهی عدم سو پیشینه نیست)
* اساسنامه شرکت
* روزنامه رسمی آخرین تغییرات یا تاسیس شرکت
باز هم متذکر می شویم که اگر پس از ثبت شرکت و انجام فعالیت، شرکت به دلایل متنوعی دچار تغییرات شد، بایستی این تغییرات را به اداره امور ثبت شرکت ها اعلام نمایید.
در حالتی که صورتجلسه تغییرات، تدوین و تنظیم شده است و حتی امضا شده، ولی هنوز در سامانه مربوطه وارد و ثبت نشده و در روزنامه رسمی کشور آگهی نشود، مورد قبول سازمان ها و بانک ها و … نخواهد بود. برای مثال اگر اعضا هیئت مدیره شرکت طی یک صورتجلسه تغییر کرده است اما این تغییرات ثبت نشده باشد، کماکان هیئت مدیره قبلی شرکت مسئولیت دارند.
مدت زمان ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟
ثبت تغییرات شرکت با رعایت تمامی مراحل ذکر شده، بین 7 تا 20 روز زمان لازم دارد. این نکته را در یاد داشته باشید که هر چقدر نواقصی های پرونده بیشتر باشند و یا اسناد شما دارای مغایرت با اطلاعات اصلی شرکت باشند، این مدت زمان بیشتر خواهید شد. پس مهم است که کار خود را به درستی پیش برده و در همان 7 روز کاری نخست، پرونده ثبت تغییر موارد مهم در شرکت را تکمیل کنید.
برای ثبت تغییرات شرکت چه مدارکی نیاز است؟
ثبت تغییرات شرکت با استناد به مدارک و اسناد معتبر شرکت صورت می پذیرد. این اسناد به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:
- اسناد هویتی اشخاص متقاضی (مانند مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره و سهامداران به علاوه مدارک شناسایی وکیل یا نماینده شرکت)
- اسناد هویتی شرکت درخواست کننده (شامل اساسنامه، شرکتنامه، آگهی تأسیس شرکت، آگهی آخرین تغییرات و صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت)
در نهایت امر، انجام امور مهم شرکت را باید به افرادی بسپارید که مسیر پیش روی خود را به خوبی می شناسند و راه حل های مختلف را برای رفع موانع در نظر دارند.
هزینه ثبت تغییرات شرکت
هزینه ثبت تغییرات شرکت، به تعداد صورتجلسات آن بستگی دارد. چرا که هر صورتجلسه شرکت ثبت جداگانه خواهد داشت و همچنین روزنامه رسمی و کثیرالانتشار نیز ثبت جداگانه خواهد داشت. اگر خودتان برای ثبت صورتجلسه اقدام نمایید (بدون هر موسسه ای یا وکیل) هر صورتجلسه در حدود 200 هزار تومان هزینه خواهید کرد، اما اگر با موسسه ای کار کنید به طور معمول بدون قیمت ها کمی بیشتر خواهد بود. دلیل این امر نیز به علت تخصصی بودن این فرایند است، از آن جا که این روند، کمی پیچیده و تخصصی است، پیشنهاد می شود حتما برای جلوگیری از اشتباهات غیرقابل جبران برای انجام ثبت تغییرات شرکت با موسسه ای معتبر همچون مجموعه رویال ثبت در ارتباط باشید.
سوالات متداول ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت نیازمند رعایت نکات مهمی است که در پرونده های مختلف، متنوع هستند. برای مثال زمانی که قصد ایجاد تغییرات در میزان سهام افراد را دارید باید مواردی را در نظر بگیرید که در زمان تغییر نام شرکت اهمیتی ندارند.
ثبت تغییرات شرکت بدون تحریر صورتجلسه مذکور انجام نخواهد شد. این یک حکم قطعی است. شما نمی توانید این مسئله را به نفع خودتان تغییر دهید. پس مهم است که نوع تحریر آن را آموخته و یا از ابتدا کار خود را به افراد متبحر بسپارید.
ثبت تغییرات شرکت با رعایت تمامی مراحل ذکر شده، بین 7 تا 20 روز زمان لازم دارد. این نکته را در یاد داشته باشید که هر چقدر نواقصی های پرونده بیشتر باشند و یا اسناد شما دارای مغایرت با اطلاعات اصلی شرکت باشند، این مدت زمان بیشتر خواهید شد.
2 پاسخ
سلام
شرکت من از نوع مسئولیت محدوده ممنون میشم راهنمایی بکنید چطور میتونم زودتر این کار رو انجام بدم
Awesome article.