فهرست مطالب
نحوه تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره یکی از اصلی ترین وظایف ما در زمان ثبت شرکت است که باید طی مراحل مناسب خود پیش برود. این مسئله باید در اساسنامه شرکت نیز درج شود تا تمامی افراد با مسئولیت های قانونی خود فعالیت های لازم را انجام دهند. در متن حاضر به بررسی نحوه تعیین سمت هیئت مدیره می پردازیم و یک نمونه از متن صورتجلسه لازم برای آن را بررسی می کنیم.
صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره باید در جلسه ای با همین عنوان مطرح شود. حتما از جلسه مذکور، یک صورتجلسه تهیه خواهد شد تا بتوان آن را به صورت قانونی ثبت کرد. برای این کار لازم است که تمامی اعضای هیئت مدیره متن صورتجلسه را امضا کنند تا مشخص شود که کسی به این روند تعیین سمت اعتراضی ندارد.
برای انجام این کار توجه داشته باشید که اعضای هیئت مدیره باید متشکل از این سمت ها باشند.
- شخص مدیر عامل:
این فرد امور اجرایی و مدیریتی را بر عهده می گیرد تا وظایفی مانند عملیاتی کردن مصوبات و تصمیمات را به ثمر برساند. حدود اختیارات مدیر عامل باید در اساسنامه شرکت ذکر شود.
- رئیس هیئت مدیره:
به یاد داشته باشید که زمان تعیین سمت هیئت مدیره، فردی رئیس هیئت مدیره می شود که بتواند اداره و ریاست جلسات را بر عهده بگیرد. یکی از وظایف رئیس هیئت مدیره، دعوت از اعضای مجامع عمومی و صاحبان سهام در مواقع لزوم است. حدود اختیارات رئیس هیئت مدیره نیز در اساسنامه شرکت (طبق پیش بینی انجام شده در اساسنامه) توضیح داده می شود.
- نائب رئیس هیئت مدیره:
این نقش جنبه موقتی دارد و زمانی که رئیس هیئت مدیره به طور موقت نتواند به امور مربوطه رسیدگی کند، اداره امور بر عهده نائب رئیس هیئت مدیره است.
- اعضای اصلی هیئت مدیره:
تمامی افرادی که تشکیل دهندگان اصلی هیئت مدیره هستند و در زمان تصمیم گیری ها می توانند رأی بدهند.
- اعضای علی البدل هیئت مدیره:
زمان تعیین سمت هیئت مدیره، طبق پیش بینی های انجام شده در اساسنامه، سمت اعضای علی البدل هیئت مدیره در شخصیت حقوقی آنها موجودیت پیدا خواهد کرد.
نمونه متن صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره نیازمند صورتجلسه رسمی است که به تأیید تمامی اعضای این هیئت درآمده باشد. معمولا متن این صورتجلسه را در این وضعیت تنظیم می کنند.
بسمه تعالی
شرکت ……………… (نام شرکت را ذکر کنید)
به شماره ثبت ………………
با سرمایه ثبت شده به میزان ………………
شناسه ملی شرکت
جلسه هیئت مدیره شرکت ……………… نام شرکت و نوع فعالیت آن (مسئولیت محدود، سهامی و غیره) ثبت شده به شماره ……………… شماره ثبت شرکت را ذکر کنید با حضور کلیه (و اگر تعدادی از اعضا حضور نداشتند کلمه اکثریت را بنویسید) اعضا در تاریخ ………… و ساعت ……… در محل قانونی شرکت (اگر جلسه در محل دیگری غیر از دفتر اصلی شرکت تشکیل شده است حتما آدرس آن محل باید نوشته شود) تشکیل و تصمیمات ذیل برای تعیین سمت هیئت مدیره، اتخاذ گردیدند.
خانم/ آقای ……………… با کد ملی ……………… در سمت رئیس هیئت مدیره
خانم/ آقای . ……………… با کد ملی ……………… در سمت نایب رئیس
خانم/ آقای ……………… با کد ملی ……………… در سمت مدیر عامل
خانم/ آقای ……………… با کد ملی ……………… در سمت عضو هیئت مدیره
خانم/ آقای……………… با کد ملی ……………… در سمت عضو هیئت مدیره
خانم/ آقای……………… با کد ملی ……………… در سمت عضو هیئت مدیره
لازم به ذکر است تمامی اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت مانند چک، سفته، قراردادها به امضا مشترک خانم/ آقای ……………… و خانم/ آقای ……………… (نام کسانی که حق امضا دارند را درج کنید) همراه با مهر شرکت دارای اعتبار است.
همچنین بدینوسیله مدیر عامل و تمامی اعضا هیئت مدیره اقرار می کنیم که دارای سوءپیشینه کیفری نبوده و مشمول ممنوعیت های درج شده در ماده 141 قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ قانون تجارت نیستیم. با امضاهای ذیل صورتجلسه هیئت مدیره برای تعیین سمت هیئت مدیره و صاحبان امضا مجاز از طرف تمامی اعضا مورد تأیید است.
در نهایت به خانم / آقای ……………… (کسی از میان مدیران، سهامداران و یا وکیل شرکت) وکالت داده می شود تا با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها، نسبت به ثبت این صورتجلسه برای تعیین سمت هیئت مدیره و صاحبان امضا مجاز و همچنین پرداخت حق الثبت و امضا دفاتر ثبت اقدام نماید.
محل امضا اعضای هیئت مدیره (که به ترتیب ذکر شده امضا خواهند کرد)
تمدید تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره و تمدید آن به یک روش انجام می شوند. شما برای تمدید این نقش ها، در صورتی که تمامی اعضا به این مسئله رضایت دارند، موظف هستید تا با تشکیل جلسه مشخص و تنظیم صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره مراتب را به اداره ثبت شرکت ها اعلام کنید.
این نکته را به خاطر داشته باشید که تمدید تعیین سمت هیئت مدیره بادی در بازه زمانی مشخص خود انجام شود. برای مثال این مسئله در مورد شرکت های سهامی به صورت هر دو سال یک بار مورد بررسی قرار می گیرد.
انتخاب تعیین سمت هیئت مدیره
انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره به عهده اعضای این هیئت و سرمایه گذاران و یا سهامداران است. برای نمونه در شرکت های سهامی، اعضای هیئت مدیره باید از میان سهامداران انتخاب شوند. اما شرکتی که به صورت مسئولیت محدود ثبت شده، تنها 2 تا 5 عضو دارد که تعیین سمت هیئت مدیره نیز میان آنها آسان است.
مدارک مورد نظر برای انجام تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره با در اختیار داشتن مدارک لازم امکان پذیر است. همان طور که اشاره کردیم صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره اولین و اصلی ترین سند برای این کار است. در کنار آن اسناد ثبتی شرکت و کپی مدارک شناسایی تمامی اعضا ضروری هستند.
چنانچه در تدوین صورتجلسه و نحوه تعیین سمت هیئت مدیره دچار مسئله شده اید، با اخذ مشاوره رایگان از کارشناسان رویال ثبت می تواند موانع را از سر راه خود برداشته و روند کاری خود را در زمان تعیین و تمدید تعیین سمت هیئت مدیره تسهیل کنید. کارشناسان رویال ثبت با 17 سال سابقه کار در این زمینه، می توانند حامیان خوبی برای رفع مشکلات شما باشند.
سوالات متداول تعیین سمت هیئت مدیره
تعیین سمت هیئت مدیره باید در جلسه ای با همین عنوان مطرح شود. حتما از جلسه مذکور، یک صورتجلسه تهیه خواهد شد تا بتوان آن را به صورت قانونی ثبت کرد. برای این کار لازم است که تمامی اعضای هیئت مدیره متن صورتجلسه را امضا کنند تا مشخص شود که کسی به این روند تعیین سمت اعتراضی ندارد.
انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره به عهده اعضای این هیئت و سرمایه گذاران و یا سهامداران است. برای نمونه در شرکت های سهامی، اعضای هیئت مدیره باید از میان سهامداران انتخاب شوند. اما شرکتی که به صورت مسئولیت محدود ثبت شده، تنها 2 تا 5 عضو دارد که تعیین سمت هیئت مدیره نیز میان آنها آسان است.
تعیین سمت هیئت مدیره با در اختیار داشتن مدارک لازم امکان پذیر است. همان طور که اشاره کردیم صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره اولین و اصلی ترین سند برای این کار است. در کنار آن اسناد ثبتی شرکت و کپی مدارک شناسایی تمامی اعضا ضروری هستند.
